複合機を購入する際に、一番重要なのが保守契約といっても過言ではない。複合機は使用していれば、もちろんメンテナンスが必要になってくる。そこで、複合機を購入する際には、家庭用の複合機を除いて、ほとんどの場合で保守契約をしなければならないのだ。
複合機の保守契約は、大きくわけて３つである。
ひとつがもっともポピュラーなカウンター方式というもの。この保守契約は、複合機を使用するごとに料金がかかるというもの。分かりやすくたとえると、コンビニでコピーする際に、モノクロ１枚１０円かかるのと同じ原理だ。カウンター式の保守契約は一般的に白黒コピーだと1枚当たり約６～９円。カラーコピーは1枚当たり約３５～６５円だ。
二つ目が、コピーキット方式、またはトナーキット方式と呼ばれる保守契約だ。この保守契約は、複合機とは別売りの「コピーキット（トナーキット）」を購入する。すると、部品が必要となった場合の交換や、用紙を除いた消耗品の交換など、トータルな保守サービスが受けられる。この保守契約の有効期間は、キットに含まれるトナーが無くなるか、キットの購入から５年間が経過するまでの、どちらかが早い方までだ。保守契約の期間が切れた場合は、再びキットを購入すれば、契約を更新できる。キット方式の保守契約は、複合機を買ったお客側からのサービス依頼に基づいて、手配を行う。そして、キット以外の保守料金に掛かる支払いは、基本的にない。
三つ目はスポット方式という保守契約。この保守契約は、複合機が壊れた時に、保守サービスを頼んで、その料金を払うというもの。基本的に複合機が壊れたりしなければ、契約金を払わなくていいというわけである。
複合機のメーカーや機種によって保守契約の内容や金額に差はあるが、よく検討して、ニーズに合う保守契約を選ばなければならない。